Gestionarea numerarului: plafoane, plăți și registrul de casă

Ce vom acoperi in acest articol (TL;DR)

Dacă ai o firmă, ești PFA sau lucrezi cu numerar, iată ce trebuie să știi pentru a respecta legea și a evita sancțiunile fiscale:

• Care este plafonul de numerar permis în casierie și ce se întâmplă dacă este depășit
• Cât poți încasa sau plăti în numerar între persoane fizice și juridice, conform noilor limite din 2025
• Ce este registrul de casă, cine trebuie să îl aibă și cum se completează corect
• De ce este interzisă fragmentarea plăților în numerar și ce riscuri implică
• Actele normative care reglementează fiecare situație, explicate simplu și clar

Plafonul de numerar în casierie

Conform legislației în vigoare, sumele de numerar deținute în casieria unei firme nu pot depăși plafonul de 50.000 lei la sfârșitul fiecărei zile. În cazul magazinelor tip cash & carry, supermarket și hipermarket, plafonul zilnic din casierie este de 500.000 lei. Orice sumă care depășește aceste limite trebuie depusă în conturile bancare ale firmei în termen de cel mult două zile lucrătoare. Există o excepție temporară introdusă la finalul lui 2023: se admite depășirea plafonului de casă numai cu sumele pregătite pentru plata salariilor și a altor drepturi de personal, sau pentru alte operațiuni cu persoane fizice, și doar pentru o perioadă de până la 3 zile lucrătoare de la data programată a acestor plăți. Cu alte cuvinte, dacă o firmă retrage numerar pentru plata salariilor ori a altor obligații către persoane fizice, poate păstra temporar peste 50.000 lei în casierie, dar nu mai mult de 3 zile de la data plății acestora.

Plățile și încasările în numerar între persoane fizice și juridice

Operațiunile de încasări și plăți în numerar între firme (persoane juridice/PFA etc.) și persoane fizice – de exemplu vânzarea/cumpărarea de bunuri, prestarea de servicii, plata de dividende, cesiuni de creanțe sau acordarea/restituirea de împrumuturi – sunt permise în limita unui plafon zilnic de 10.000 lei către/de la fiecare persoană fizică. Cu alte cuvinte, o companie poate încasa de la sau plăti unei persoane fizice cel mult 10.000 lei în numerar pe parcursul unei zile, pentru fiecare persoană în parte.

Atenție: Începând cu anul 2024, legislația a devenit mai strictă în privința împrumuturilor în numerar între firme și persoanele lor asociate. Împrumuturile acordate firmei de către asociați/acționari sau alți creditori neinstituționali, precum și restituirea acestor împrumuturi către persoanele fizice respective, nu mai pot fi făcute în numerar – ele trebuie efectuate numai prin instrumente de plată fără numerar (ex. transfer bancar). Această interdicție a fost introdusă prin OUG 115/2023 și elimină vechea posibilitate de a efectua astfel de tranzacții cash în limita plafonului general de 10.000 lei/zi, măsura având scopul de a preveni evaziunea și abuzul de numerar în astfel de operațiuni.

Obligativitatea deținerii și completării registrului de casă

Toate societățile care lucrează cu numerar au obligația să țină și să completeze zilnic un Registru de casă pentru evidența operativă a încasărilor și plăților cash. Registrul de casă este documentul financiar-contabil prevăzut de Ordinul MFP nr. 2634/2015, folosit pentru a înregistra cronologic toate operațiunile de casă ale unității. În practică:

• Dacă firma efectuează doar tranzacții prin bancă (fără numerar), atunci nu are obligația de a întocmi registrul de casă. În schimb, orice activitate care implică încasări sau plăți în numerar impune utilizarea acestui registru.
• Registrul de casă se întocmește separat pe fiecare valută folosită (de exemplu, se va ține un registru distinct pentru operațiunile în lei și câte un registru separat pentru euro, dolar etc.).
• Înregistrările se fac zilnic, pe baza documentelor justificative (chitanțe, dispoziții de plată/încasare, rapoarte zilnice de la case de marcat etc.), care atestă fiecare intrare sau ieșire de numerar. Formula de verificare zilnică este: Sold inițial + Încasări – Plăți = Sold final.
• Conform reglementărilor, registrul de casă se completează de regulă în două exemplare identice: un exemplar rămâne la casierie, iar celălalt la departamentul financiar-contabil. Fiecare filă zilnică din registru trebuie să cuprindă datele obligatorii (identificarea unității, data, soldul precedent, toate încasările și plățile din ziua respectivă, precum și soldul de închidere) și să fie semnată la sfârșitul zilei de către casier și de către persoana responsabilă din contabilitate. Registrul de casă (împreună cu documentele anexate) se păstrează și arhivează timp de minimum 5 ani, conform legii.

Interdicția fragmentării plăților

Legea interzice fragmentarea tranzacțiilor în numerar cu scopul de a eluda plafoanele menționate. Mai exact, este ilegală fracționarea sumei de plată sau de încasat în mai multe tranșe cash dacă valoarea reală a tranzacției depășește plafonul legal admis. Atât încasările fragmentate de la un beneficiar, pentru o factură mai mare decât plafonul (ex. împărțirea intenționată a unei sume ce depășește 5.000 lei în mai multe plăți mai mici), cât și plățile fragmentate către un furnizor pentru a evita limita (ex. achitarea unei facturi de peste 5.000 lei prin mai multe plăți cash) – sunt interzise în mod expres. De asemenea, legea nu permite nici fragmentarea unei facturi/unui contract de vânzare într-o serie de facturi mai mici doar pentru a se încadra fiecare sub plafonul de numerar.

Important: există o singură excepție notabilă de la regula de mai sus. Plata în rate – dacă este convenită prin contract legal de vânzare-cumpărare cu plata în rate – nu este considerată o fragmentare ilegală. În acest caz, livrarea de bunuri sau prestarea de servicii are loc cu un acord de plată eșalonată, deci tranșele de bani plătite în numerar conform contractului de rate sunt permise chiar dacă valoarea totală depășește plafonul zilnic. Cu alte cuvinte, dacă există un contract de vânzare în rate, plățile succesive convenite (care pot fi și peste 5.000 lei cumulat) sunt legale – spre deosebire de situația în care, fără un asemenea contract, s-ar încerca împărțirea unei obligații de plată într-o serie de plăți cash mai mici (acest din urmă caz fiind considerat fragmentare frauduloasă și sancționat de lege).

Link-uri utile

• Pagina oficială ANAF
• Serviciile pe care le oferim în Bucureşti
• Serviciile pe care le oferim în Braşov
• Evidență contabilă completă
• Declarații fiscale
• Convertor valutar